Independente do tamanho da sua oficina, mantê-la organizada é essencial para garantir eficiência operacional, satisfação do cliente e, consequentemente, o sucesso do negócio. Desde o primeiro contato com o cliente até o gerenciamento do estoque de peças, cada aspecto desempenha um papel fundamental na manutenção da organização e na excelência do serviço. A consultora Amanda Medeiros, especialista em gestão de oficinas, ressalta a importância de ter uma lista de tarefas diárias: “Hoje em dia, é muito fácil a gente se perder com as notificações do celular e passar despercebido tarefas importantes para a rotina. É preciso listar as atividades por ordem de prioridade, para começar o dia com a oficina em ordem” Segundo Amanda, abaixo algumas dicas para manter a oficina organizada: Atendimento O ponto de partida para manter uma oficina mecânica em ordem reside no atendimento ao cliente. Uma recepção calorosa, comunicação clara sobre os serviços e prazos e a transparência na estimativa de custos são fundamentais. Investir em pós-venda é uma estratégia inteligente, pois isso não apenas cria uma boa impressão inicial, mas também estabelece confiança duradoura. “O atendimento do mecânico não termina na entrega do carro para o cliente, é importante fazer um bom pós-venda. Muitas vezes, a gente quer a oficina cheia e se esquece de que uma ligação pode fazer toda a diferença para o fidelizar o cliente”, afirma Amanda. Gestão dos processos A implementação de um sistema eficiente de gestão de ordens de serviço é importante. Isso envolve o registro detalhado das entradas e saídas do caixa, atualizações regulares sobre o progresso das entregas, otimizando os processos internos, e acompanhamento de todas as etapas do serviço, do agendamento à entrega. Manutenção preventiva Incentive seus clientes a fazerem manutenção preventiva. Além de evitar reparos caros inesperados, a manutenção preventiva aumenta a vida útil dos componentes veiculares. Isso vai diminuir a carga de trabalho na sua oficina e gerar uma relação de confiança com o seu cliente. Organização do espaço. Manter o espaço de trabalho organizado contribui para a eficiência operacional. Cada ferramenta deve ter seu lugar designado, facilitando o acesso rápido e evitando perdas de tempo preciosas. Amanda Madeiras fala da importância de organizar o pátio: “Para ter controle de quantos veículos estão no pátio e de qual o progresso de cada um, eu sempre recomendo a criação de uma lousa com três situações: aguardando serviço, próximo serviço e em serviço. Dessa forma, é possível conseguir saber o progresso das entregas da semana e qual o status de cada um. Controle de Estoque No que diz respeito ao estoque de peças, a gestão diária é fundamental para evitar atrasos, gastos desnecessários e garantir a conclusão oportuna dos trabalhos. Uma forma de gerenciar o estoque, sem gastar muito tempo, é a implementação de sistema informatizado de controle de estoque, com atualizações em tempo real, permitindo o rastreamento preciso das peças disponíveis, evitando a falta de itens essenciais. Isso não apenas economiza tempo, mas também contribui para a reputação da oficina. Vale ressaltar que é importante tomar muito cuidado com as compras com fornecedores. “Hoje muitas oficinas estão pagando de forma parcelada, com isso cria-se uma dívida lá na frente. Como o cliente paga antes, esse dinheiro entra e pela falta de controle acaba se perdendo.” Outro alerta que Amanda faz é sobre a compra de óleo para estocar. “É preciso analisar se a saída está sendo a cada 30 dias, pois não há motivo de comprar parcelado. “Você deve trabalhar o seu estoque sob demanda pois dinheiro parado no estoque é prejuízo para a sua oficina”,completa. Sobre Amanda Medeiros Formada em Contabilidade e pós-graduada em Educação Financeira, é especialista em consultoria financeira e marketing digital para donos de oficina mecânica. Em 2023, lançou seu primeiro livro, “Gestão para Donos de Oficina Mecânica”, esgotado por sete vezes e ocupando o Top 1 da Amazon. Amanda já soma 2000 oficinas atendidas e cerca de 50k seguidores nas redes sociais impactando Brasil e Mundo.
